EL CONTROL INTERNO DE LOS INVENTARIOS

Es extremadamente difícil llevar el control interno de los inventarios sin la ayuda de un buen sistema de administración de inventarios, pero de cualquier forma se puede llevar un control interno de inventarios definido si usted, como empresario, se disciplina y establece una rutina estricta, con el fin de llevar un control interno dentro de  su empresa,  ya que de nada servirá tener un buen sistema si no existe la disciplina para alimentar la información correctamente.

LA IMPORTANCIA DE LOS REPORTES

Lo primero que debe de estar en su mente al momento de pensar en el control interno de inventarios, es la palabra: “REPORTES”, ya que estos reportes son como la luz que alumbra el camino de un inventario bien organizado. Por tanto, lo primero que debemos de hacer es preparar el reporte correctamente desde un principio en nuestro sistema de control de inventarios. Es ahí donde necesitamos ser disciplinados para ingresar la información correctamente.

Es increíble que a estas alturas de la tecnología aun estemos hablando de estos temas pero  existen muchos empresarios aun que únicamente se conforman con obtener un reporte de la existencia de los productos, pero a la hora de rastrear los productos no tienen las herramientas para hacerlo debido a que no alimentaron correctamente su sistema o porque no tienen un sistema adecuado.

Usted debe de seccionar los productos por categorías, líneas, marcas, proveedores, etc. ya que un inventario con miles de productos es difícil de controlar si lo tratamos como un solo elemento. Podemos utilizar la analogía de una pizza, la cual no se puede comer entera y es necesario seccionarla en pedazos manejables para poderla comer. De la misma manera un inventario debe de ser seccionado para manejarlo fácilmente al momento de adquirir reportes.

Para seccionar nuestro inventario, debemos partir desde el principio; o sea, al momento de crear un producto en nuestro sistema. Debemos seccionarlo por marca, línea, categoría, etc. Como se muestra en el grafico de abajo:

Al momento de buscar los productos en nuestro reporte de inventarios tendremos la facilidad de poderlo seccionar como nosotros queramos para lograr obtener un control interno de inventarios optimizado y  reportes mas detallados y fáciles de manejar.

Recuerde la regla básica: Para obtener un buen reporte, debe de ingresar toda la información correctamente.

LA IMPORTANCIA DE LA CONECTIVIDAD

No existe nada más importante que la conectividad al momento de llevar un control interno de los inventarios. Existen muchos métodos de conectividad tales como: conexiones mediante una Red Virtual Privada o VPN (Por sus siglas en ingles) o también podemos conectarnos mediante antenas de conexión pero esto, a parte de ser muy costoso, es también limitado en su tecnología. La mejor manera de conectar sus sucursales es mediante la “Tecnología de Nubes” conocida en ingles como “Cloud Computing”

Esta tecnología le permite conectarse a un servidor mediante un “Túnel Virtual” en internet  para que sus datos sean transmitidos en tiempo real. De esta manara se conectan todas las operaciones de su empresa, e incluso puede conectarse desde cualquier parte del mundo en tiempo real.  Y esto le permitirá llevar un control interno total de sus inventarios.

Con esta tecnología usted puede entrar a cualquiera de sus sucursales y visualizar los reportes de los inventarios, e incluso trabajarlos directamente desde cualquier parte del mundo y en tiempo real, como se muestra en el grafico de abajo, donde hemos entrado en tiempo real  a visualizar los inventarios de la sucursal que se encuentra en La Libertad.

 

BUSQUEDA FACIL DE LOS PRODUCTOS

Es extremadamente importante que tengamos contabilidad de cada producto de nuestro inventario ya que cada producto representa un pedacito de nuestra inversión. Para ello necesitamos un sistema que pueda localizar los productos de manera fácil y rápida. De preferencia que tenga una búsqueda inteligente como se muestra en el ejemplo de abajo, donde se ha escrito las palabras “ALCH” y “EUCA” y el sistema reconoció automáticamente el producto: “ALCOHOL C/EUCALIPTO 500 ML”

Todo esto le ayudara a llevar un mejor control de su inventario ya que cada producto debe ser detectado fácilmente y de forma inteligente, y de esta manera su trabajo será mas fácil y por lo tanto tendrá mas tiempo libre para poder llevar un mejor control interno de sus inventarios.